Monitoring pracowników w miejscu pracy – przepisy

Ponieważ wyraz “kontrola” lub “monitorowanie” nie wzbudzają pozytywnych skojarzeń, warto zapoznać się z tym, czym w ogóle jest monitoring w miejscu pracy. Czy jest to konieczność? Czy zawsze pracodawca musi instalować kamery w miejscu? Warto zgłębić ten temat, by rozwiać wszelkie wątpliwości.

Poniżej wyjaśnimy, czym jest monitoring pracowników, a także jakie zasady są wdrożone względem instalacji kamer na terenie przedsiębiorstwa. Mamy nadzieję, że pomoże to rozwiać wątpliwości pracowników, a także ich obawy względem rejestrowania ich pracy na terenie zakładu produkcyjnego czy każdego innego miejsca pracy.

Monitoring pracowników — zasady

Okazuje się, że monitorowanie pracy pracownika nie jest wcale takie straszne. Pomimo tego, że jest to regulowane kodeksem pracy, dopuszczone są pewne granice kontrolowania pracownika. Na wstępie wyjaśnimy, co dokładnie reguluje kwestie związane z monitoringiem.

Kwestie nadzoru wizyjnego w miejscu zatrudnienia od 2018 roku są regulowane przez przepisy prawne: kodeks pracy, ale też wprowadzoną wtedy ustawę RODO. Jakich zasad musi trzymać się pracodawca chcący zainstalować system monitoringu? Na czym polega monitoring w pracy? Kontrola pracownika przy pomocy rejestracji kamer – jak to wygląda? Poniżej przedstawimy najważniejsze zagadnienia dotyczące zagadnienia, jakim jest monitoring pracowników.

Przede wszystkim taka decyzja musi być odpowiednio uzasadniona. To nie jest działanie, które można wykonać bez ustalenia powodu, a także samowolnie. Niezbędne jest wskazanie konkretnego celu, jakiemu ma służyć monitoring pracowników. Do najczęstszych powodów przemawiających za instalacją systemu nadzoru, gdzie uwzględnia się monitorowanie pracowników w miejscu pracy, należy bezpieczeństwo kadry, obiektu oraz mienia należącego do przedsiębiorstwa. Kamery są montowane również w celu kontroli procesu produkcji, a także zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkody. Tak właśnie wygląda monitorowanie pracowników. Przesłanki te wymienione są w przepisach prawnych – warto zauważyć, że chęć kontrolowania tego, jak podwładni wykonują swoje obowiązki zawodowe, jest wśród nich nieuwzględniona.

Czym jest monitorowanie pracy?

Słowo “monitoring” kojarzony jest głównie z kontrolą. Przez pracowników danego zakładu monitorowanie pracowników w miejscu pracy traktowane jest zwykle jako ograniczenie swobody. Kiedy instalowane są kamery na terenie przedsiębiorstwa, początkowo pracownicy mogą czuć się nieswojo. W końcu są pod stałą obserwacją, a każdy ich ruch jest skrupulatnie zapisywany na taśmie. Idea monitorowania pracowników w miejscu pracy dotyczy głównie bezpieczeństwa obszaru, kontroli w czasie produkcji, a także bezpieczeństwa osób, które tam pracują. Zapis obrazu na kamerze może służyć nie tylko samemu pracodawcy, ale także i osobom, które pracują na danym terenie. Zazwyczaj monitoring ułatwia rozstrzyganie wszelkich wątpliwości względem np. wypadków przy pracy. Czasami nie da się odtworzyć schematu działania w chwili kiedy dzieje się coś złego. W takich przypadkach najlepszym dowodem jest zapis na kamerze.

Monitorowany obszar dotyczy nie tylko wnętrza, ale również terenu w obrębie miejsca pracy. W ten sposób monitoruje się np. parking przy zakładzie pracy. To także element, który może pomóc bardziej pracownikowi, aniżeli pracodawcy. Dla przykładu, kiedy dochodzi do stłuczki na parkingu, ale sprawca odjeżdża, wówczas jedynie dzięki zapisowi na kamerze jesteśmy w stanie sprawdzić, kto był sprawcą i jak do tego w ogóle doszło.

Kradzież

Uzasadnione jest to, że pracodawcy montują kamery wewnątrz i na zewnątrz swojego obiektu przedsiębiorstwa, w celu zabezpieczenia się przed ewentualną kradzieżą mienia. Niestety do sytuacji w związku z kradzieżą dochodzi bardzo często i to nie tylko przez osoby z zewnątrz. Jeśli stale odnotowuje się kradzież mienia, wówczas instalacja monitoringu jest nawet niezbędna i być może uda się dzięki temu ustalić sprawcę. Zapis na kamerze pozwala wychwycić nieprawidłowości. Nie chodzi tylko o kradzież mienia, ale także o błędy popełniane podczas pracy pracowników. Nie zawsze da się wszystkich kontrolować jednocześnie, a dzięki kamerze można zarejestrować ewentualne problemy w produkcji, które następnie można skorygować.

Monitorowanie pracowników w miejscu pracy oznacza zapis wizyjny, ale nie zapis dźwiękowy. Warto to wiedzieć, w przypadku kiedy dochodzi do naruszenia ze strony pracodawcy. Pracodawca nie może nagrywać dźwięku kamerami z funkcją mikrofonów. Nie można także instalować mikrofonów do podsłuchu pracowników. Narusza to zasady stosowania monitoringu w miejscu pracy.

Naruszeniem w miejscu pracy jest także rejestrowanie pracowników bez ich wiedzy. Warto wobec tego zastosować wprowadzenie dla pracowników w chwili, gdy decydujemy się na założenie kamer monitorujących. Wprowadzenie pracowników dotyczące monitoringu miejsca pracy można wysłać np. e-mailem. Najlepiej jednak przygotować spotkanie z kadrą, gdzie będzie można wyjaśnić powody, które zadecydowały o wdrożeniu monitoringu, a także rozdać pisemne informacje. W ten sposób będziemy mieć wszystko czarno na białym i nie będzie dochodziło do sytuacji, gdzie pracownicy będą tłumaczyć się nieświadomością dotyczącą monitorowania terenu. Warto też pamiętać, że przy zatrudnieniu nowych osób konieczne jest pisemne przedstawienie informacji dotyczącej, że dany teren zakładu pracy objęty jest kontrolą monitoringu. Same tabliczki wywieszane na korytarzu, mogą być tutaj niewystarczające dla nowych pracowników.

Informacja o monitorowaniu terenu

Na obszarze zakładu pracy, w którym zainstalowano monitoring, konieczne jest nie tylko pisemne powiadomienie pracowników o takim działaniu, ale także umieszczenie tablic informacyjnych. Powinny być one zamontowane na stałe, w widocznym miejscu. Takie tabliczki informujące o tym, że teren jest monitorowany, powinny znaleźć się nieopodal kamer rejestrujących.

Z czym związane jest monitorowanie pracy?

Rejestrowanie na kamerze pracy pracowników powiązane jest z przetwarzaniem danych osobowych tych osób. Oznacza to, że pracownik, który oczywiście wcześniej musi zostać poinformowany o tym, że na terenie zakładu pracy zainstalowano kamery, a także wyraża zgodę na monitorowanie jego pracy, wyraża też zgodę na zapis, przeglądanie i udostępnianie nagrań. Z tego względu nie ma innej drogi jak prawny nadzór wynikający z RODO, regulowanej ustawą z dnia 10 maja 2018 r. dot. ochrony danych osobowych.

Zapis z kamer może być wykorzystywany jedynie do celu, w którym został wykorzystany monitoring. Nie może być tak, że nagrania będą stanowiły szeroko pojętą rozrywkę, jest to niezgodne z przepisami prawnymi. Powstaje teraz pytanie, czy pracownik może nie wyrazić zgody na monitorowanie jego pracy? Otóż teoretycznie może nie wyrażać zgody, jednak w przypadku instalacji kamer i rozpoczęciu monitorowania zakładu pracy, pracodawca musi jedynie poinformować swoich pracowników o tym wdrożeniu, a nie pytać ich o to, co myślą na ten temat. Samo wyrażenie zgody nie ma tutaj znaczenia. Pracodawca, który instaluje kamery, ma obowiązek poinformowania osób pracujących dla niego i jest to zgodne z prawem. Poinformowanie o wdrożeniu monitoringu na terenie przedsiębiorstwa powinno odbyć się w odpowiedni sposób, przynajmniej z jednodniowym wyprzedzeniem.

Jakie obszary mogą być monitorowane?

Zgodnie z prawem, nadzorowi wizyjnemu może podlegać teren zakładu oraz teren wokół niego. Oznacza to, co już wcześniej zostało przedstawione, że monitorowany jest wyłącznie obraz, a nie dźwięk. Obraz nie może dotyczyć całego obszaru zakładu pracy. Są strefy wyłączone z funkcji monitorowania. Z zasięgu kamer muszą jednak zostać wykluczone szatnie, łazienki i toalety, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia, w których odbywają się spotkania zakładowych związków zawodowych – chyba, że ich obecność jest uzasadniona przez jedną z wcześniej wymienionych przesłanek. W żadnym z tych miejsc monitoring pracownika w miejscu pracy nie może jednak naruszać godności i dóbr osobistych takiej osoby. Zalecane jest korzystanie z tzw. technologii określanych jako przyjazne prywatności. Technologia przyjazna prywatności uwzględnia zabezpieczenie terenu poprzez monitoring pracowników, rodo z zachowaniem pomieszczeń bez kontroli, gdzie pracownik ma miejsce na odrobinę prywatności.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Pracodawca jest ponadto zobowiązany do powiadomienia kadry o obecności urządzeń do nadzoru wizyjnego. Nadzór wizyjny oznacza monitorowanie pracowników w miejscu pracy, bez rejestracji dźwiękowej. Służą do tego na przykład odpowiednio rozmieszczone tabliczki informacyjne. Oznakowanie powinno być trwałe, jasne i czytelne. O planowanej instalacji monitoringu należy powiadomić kadrę co najmniej z 1-dniowym wyprzedzeniem. Dane zebrane przez system nadzoru wizyjnego mogą być przetwarzane wyłącznie w celu uzasadniającym ich obecność, ale zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO pracownik ma prawo żądać ich udostępnienia. Nagrania można przechowywać maksymalnie przez 3 miesiące – chyba, że służą jako dowód w postępowaniu sądowym.

Jeśli potrzebujesz monitoringu wilmat oferuje montważ kamer cctv we Wrocławiu oprócz tego w ofercie mamy również: montaż domofonów we Wrocławiu, , systemów alarmowych we Wrocławiu, jak i napędów do bram we Wrocławiu, jak i wiele innych.